Chi quà Trung thu có được tính vào chi phí được trừ không?
Về nguyên tắc, khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, có căn cứ nội bộ, và tổng các khoản phúc lợi trong năm không vượt mức khống chế theo quy định.
Ba điều kiện đó nghe khô khan nhưng dịch sang việc phải làm thì rất cụ thể. Hóa đơn phải đúng thông tin công ty. Chứng từ phải có biên bản giao nhận và bảng kê. Căn cứ nội bộ là quy chế phúc lợi, thoả ước lao động tập thể hoặc quyết định của người có thẩm quyền , thứ mà nhiều doanh nghiệp có sẵn nhưng người đề xuất quà không biết để dẫn chiếu vào tờ trình.
Về mức khống chế và cách tính cụ thể cho từng trường hợp, đây là phần nên hỏi trực tiếp kế toán trưởng hoặc đơn vị tư vấn thuế của doanh nghiệp, vì nó phụ thuộc quỹ lương và các khoản phúc lợi khác đã chi trong năm. Chúng tôi là nhà phân phối bánh, không phải đơn vị tư vấn thuế, nên phần con số cụ thể xin không nói thay.
Quà tặng cho nhân viên có phải tính thuế thu nhập cá nhân?
Đây là câu mà kế toán gần như luôn hỏi, và câu trả lời phụ thuộc bản chất khoản quà , tặng bằng hiện vật cho tập thể khác với chi bằng tiền cho từng người.
Vì cách xử lý khác nhau theo từng tình huống và có thay đổi theo văn bản hướng dẫn, đây cũng là phần nên xác nhận với kế toán trưởng của doanh nghiệp trước khi chốt hình thức tặng. Điều cần biết ở phía người đề xuất là: hình thức tặng , hiện vật hay tiền, tặng theo danh sách cá nhân hay tặng chung , có ảnh hưởng tới phần thuế, nên nên hỏi trước khi trình phương án, không phải sau khi đã phát quà.
Phần chọn ngân sách và loại hộp cho nhóm nhân viên, tách riêng khỏi câu chuyện thuế, xem thêm ở bài quà Trung thu tặng nhân viên.
Quà biếu khách hàng và đối tác thì khác gì?
Khác về bản chất khoản chi. Quà cho nhân viên mang tính phúc lợi nội bộ; quà biếu khách hàng và đối tác là chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh, thường được hạch toán vào nhóm chi phí đối ngoại hoặc bán hàng.
Điều này dẫn tới một hệ quả thực tế: nếu một đơn hàng gồm cả hai loại quà, nên tách rõ số lượng và mã bánh cho từng nhóm ngay trong bảng kê. Đơn gộp không tách sẽ khiến kế toán phải tự chia lại theo phỏng đoán, và đó là chỗ dễ sai.
Cách gọn nhất là khi đặt hàng, nói rõ với bên bán cần bảng kê chia theo hai nhóm. Chúng tôi lập bảng kê theo đúng cấu trúc đó, và bộ phận mua hàng không phải làm lại.
Cách chọn hộp phù hợp cho từng nhóm xem ở hai bài riêng: quà tặng khách hàng doanh nghiệp và quà tặng đối tác.
Cần lưu những chứng từ nào?
Năm thứ: hóa đơn GTGT, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có xác nhận, bảng kê chi tiết mã bánh và số lượng, biên bản giao nhận có ký nhận, và văn bản nội bộ làm căn cứ chi , quyết định hoặc tờ trình đã được phê duyệt.
Bốn thứ đầu do bên bán và bên vận hành tạo ra. Thứ năm là phần doanh nghiệp phải tự có, và cũng là phần hay thiếu nhất , vì tờ trình thường được duyệt qua tin nhắn hoặc miệng cho nhanh, không thành văn bản. Với khoản chi vài trăm triệu, một tờ trình có chữ ký là thứ nên có, không phải để làm hài lòng kế toán mà để bảo vệ chính người đề xuất khi có ai hỏi lại vào năm sau.
Danh sách đầy đủ từng loại giấy tờ và ai giữ khâu nào nằm trong bài hồ sơ nội bộ cho một đơn quà Trung thu. Phần hóa đơn chi tiết hơn nằm ở bài hóa đơn VAT cho đơn quà Trung thu.
Nên lập dự toán theo giá nào?
Theo giá niêm yết của hãng, chưa trừ chiết khấu, lấy từ bảng giá sỉ.
Đây là lựa chọn an toàn về mặt trình duyệt. Chiết khấu chỉ chốt được khi biết số lượng cuối cùng, mà số lượng hay thay đổi trong lúc chờ duyệt, nên đưa giá đã trừ chiết khấu vào tờ trình là tự tạo rủi ro phải xin duyệt lại. Trình theo giá niêm yết rồi thực chi thấp hơn là chênh lệch theo hướng dễ giải trình.
Lưu ý nhỏ nhưng hay bị bỏ qua: khi lập dự toán, nhớ tính cả những khoản đi kèm , phí giao tới điểm ở tỉnh xa, phần in logo nếu có. Hai khoản này thường không nằm trong giá hộp và cũng thường bị quên cho đến lúc nhận báo giá cuối.