Cần bao nhiêu loại giấy tờ cho một đơn quà Trung thu?

Năm loại, xếp theo trình tự thời gian: tờ trình ngân sách, các báo giá để so sánh, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, bảng kê chi tiết, và biên bản giao nhận. Đơn nhỏ dưới trăm hộp có thể gộp tờ trình với báo giá làm một, nhưng năm khâu này về bản chất vẫn tồn tại.

Điều đáng nói là chúng không thuộc về một người. Tờ trình do người đề xuất viết, báo giá do bên bán gửi, hợp đồng do hai bên ký, bảng kê do bên bán lập, biên bản giao nhận do người nhận tại từng điểm ký. Nếu không có ai đứng ra gom lại từ đầu, đến lúc kế toán cần bộ hồ sơ hoàn chỉnh thì phải đi thu thập từ bốn nơi , thường là lúc đã qua Trung thu và mọi người đã quên chi tiết.

Tờ trình ngân sách nên có gì?

Bốn con số: tổng số người nhận, mức chi dự kiến cho mỗi hộp, tổng ngân sách, và ngày cần nhận hàng. Kèm theo là cách chia nhóm người nhận nếu quà không đồng đều.

Phần hay bị bỏ sót là cách chia nhóm. Rất ít doanh nghiệp tặng một loại hộp duy nhất cho tất cả , nhân viên một mức, khách hàng một mức, ban lãnh đạo và đối tác lớn một mức khác. Nếu tờ trình chỉ ghi một con số bình quân, người duyệt sẽ hỏi lại, và vòng duyệt kéo dài thêm vài ngày. Ghi rõ ba nhóm với ba mức ngay từ đầu thì người duyệt thấy được logic và duyệt nhanh hơn.

Về con số dùng để trình, nên lấy giá niêm yết của hãng chứ không lấy giá sau chiết khấu. Chiết khấu chỉ chốt được khi biết số lượng cuối, mà số lượng thường còn thay đổi trong lúc chờ duyệt. Trình theo giá niêm yết rồi thực chi thấp hơn là tình huống dễ giải trình; trình theo giá đã trừ chiết khấu rồi phát sinh thêm là tình huống phải xin duyệt lại.

Vì sao nên xin nhiều hơn một báo giá?

Vì phần lớn quy chế mua hàng nội bộ yêu cầu như vậy với các khoản chi trên một ngưỡng nhất định, và vì bản thân việc so sánh cho người đề xuất cơ sở để bảo vệ lựa chọn của mình.

Nhưng so sánh báo giá quà Trung thu khó hơn so sánh hàng hóa thông thường, vì các bên hay báo giá trên những mã bánh khác nhau. Muốn so được, phải yêu cầu các nhà cung cấp báo trên cùng một danh sách mã bánh, cùng số lượng, và nói rõ giá đã bao gồm những gì , túi giấy, phí giao hàng, in logo, thuế. Cách đọc ba báo giá cho đúng nằm ở mục bậc chiết khấu trong chính sách bán sỉ, và bài đặt tối thiểu bao nhiêu hộp thì có giá sỉ giải thích vì sao hai báo giá cùng số lượng vẫn có thể lệch nhau.

Khi nào cần hợp đồng thay vì đơn đặt hàng?

Khi đơn có giá trị lớn theo ngưỡng quy chế của doanh nghiệp, khi có điều khoản công nợ, khi giao nhiều đợt theo lịch, hoặc khi có phần in ấn theo yêu cầu riêng.

Bốn tình huống trên đều có điểm chung: nghĩa vụ của hai bên trải dài theo thời gian chứ không kết thúc trong một lần giao nhận. In logo cần duyệt mẫu rồi mới sản xuất; giao nhiều đợt cần cam kết giữ hàng cho các đợt sau; công nợ cần mốc thanh toán. Những thứ này viết vào hợp đồng thì rõ, để miệng thì đến lúc lệch sẽ không có căn cứ nào.

Đơn dưới trăm hộp, giao một lần, thanh toán một lần, không in ấn thì một đơn đặt hàng xác nhận qua email kèm báo giá là đủ.

Biên bản giao nhận có bắt buộc không?

Không bắt buộc về mặt hóa đơn, nhưng thiếu nó thì doanh nghiệp mất công cụ duy nhất để đối chiếu khi có sai lệch.

Đơn giao một điểm thì rủi ro thấp. Đơn giao mười điểm thì gần như luôn có một điểm lệch , thiếu vài hộp, sai mã bánh, hoặc người nhận không phải người được uỷ quyền. Nếu mỗi điểm có biên bản ký nhận ghi rõ số lượng và mã bánh, việc bù hàng xử lý trong một buổi. Nếu không có, mọi người sẽ tranh luận về việc hàng có tới hay không, và thường thì không ai chứng minh được điều gì.

Với đơn giao nhiều nơi, xem thêm cách lập danh sách điểm giao và những chỗ hay sai trong bài giao hàng tới nhiều chi nhánh và nhà máy.

Ai nên là người giữ hồ sơ?

Người đề xuất đơn hàng, không phải kế toán. Kế toán chỉ cần hóa đơn và các chứng từ chứng minh khoản chi; còn toàn bộ phần vận hành , mã bánh nào cho nhóm nào, điểm nào đã nhận đủ , thì chỉ người đề xuất nắm được ngữ cảnh.

Cách gọn nhất là mở một thư mục dùng chung ngay khi bắt đầu, đặt tên theo năm, và bỏ vào đó mọi thứ theo trình tự phát sinh. Sang mùa sau, thư mục này trở thành tài liệu quý: số lượng năm trước, mã bánh đã chọn, mức chiết khấu đã có, và những chỗ từng phát sinh. Rất nhiều doanh nghiệp làm lại từ đầu mỗi năm chỉ vì không ai lưu lại gì.