Mỗi điểm giao cần những thông tin gì?

Bốn thông tin, thiếu một cái là chuyến đi có nguy cơ phải quay lại: địa chỉ đầy đủ, tên người nhận, số điện thoại người nhận, và số lượng kèm mã bánh cho điểm đó.

Thứ hay thiếu nhất là số điện thoại người nhận , nhiều danh sách chỉ ghi số của người phụ trách chung ở văn phòng chính. Nghe hợp lý, nhưng tài xế đứng ở cổng nhà máy Bình Dương lúc bốn giờ chiều mà gọi về văn phòng ở quận 1 thì không giải quyết được việc ai ra nhận hàng.

Thứ hay sai thứ hai là địa chỉ ghi theo cách nội bộ vẫn gọi , "nhà máy 2", "kho Long An" , thay vì địa chỉ đầy đủ có số nhà và tên đường. Với các khu công nghiệp lớn, còn cần ghi rõ số lô và tên đường trong khu, vì một khu vài trăm hecta thì tên khu không đủ để tìm.

Có phải xuất nhiều hóa đơn cho nhiều điểm giao không?

Không. Hàng chở tới đâu và hóa đơn xuất cho ai là hai việc tách biệt. Mười hai điểm giao vẫn xuất một hóa đơn theo thông tin đơn vị đặt hàng, kèm bảng kê số lượng từng điểm.

Trường hợp cần tách hóa đơn theo từng chi nhánh vì mỗi chi nhánh hạch toán riêng, việc đó làm được nhưng phải nói ngay lúc đặt hàng, vì nó ảnh hưởng cách lập đơn ngay từ đầu. Sau khi hóa đơn đã phát hành thì không xử lý ngược được. Chi tiết ở bài hóa đơn VAT cho đơn quà Trung thu.

Nên chia lô theo cách nào?

Theo điểm giao, không theo mã bánh. Nghĩa là mỗi điểm một lô riêng, dán nhãn tên điểm, bên trong đủ các mã bánh mà điểm đó cần.

Cách ngược lại , đóng theo mã bánh rồi ra hiện trường mới chia , là nguồn của phần lớn sai lệch. Nó buộc tài xế phải đếm và tách hàng tại từng điểm, trong lúc người nhận đứng đợi, thường vào giờ tan làm. Chỉ cần một lần đếm lệch là toàn bộ các điểm sau đều lệch theo, và không ai phát hiện được cho đến điểm cuối cùng.

Với đơn có nhiều mức quà cho nhiều nhóm người nhận, việc chia theo điểm còn giúp tránh một lỗi tế nhị hơn: hộp cao cấp dành cho ban lãnh đạo bị phát nhầm vào nhóm nhân viên, hoặc ngược lại.

Thứ tự giao nên sắp thế nào?

Điểm xa và điểm khó vào trước, điểm gần và điểm dễ sau.

Lý do là dư địa xử lý. Nếu điểm xa nhất được giao đầu ngày mà gặp vấn đề , người nhận nghỉ, cổng nhà máy yêu cầu giấy tờ ra vào , thì vẫn còn cả ngày để gọi và thu xếp. Nếu để điểm đó cuối cùng, mọi vấn đề đều rơi vào lúc hết giờ.

Riêng các nhà máy và khu công nghiệp, nên hỏi trước hai điều: giờ nào cho xe vào được, và có cần đăng ký trước tên tài xế cùng biển số hay không. Nhiều khu yêu cầu đăng ký trước một ngày. Đây là thứ không liên quan gì tới bánh nhưng lại là nguyên nhân phổ biến nhất khiến một chuyến giao thất bại.

Biên bản giao nhận từng điểm có cần thiết không?

Rất cần, và nó là thứ duy nhất giúp giải quyết nhanh khi có điểm lệch.

Đơn giao một điểm có thể kiểm đếm tại chỗ rồi xong. Đơn giao mười điểm thì gần như luôn có một điểm phát sinh. Nếu mỗi điểm có biên bản ghi rõ số lượng, mã bánh và người ký nhận, việc bù hàng xử lý trong một buổi vì biết chính xác thiếu ở đâu. Nếu không có, câu chuyện thành ra tranh luận giữa ba bên mà không ai có căn cứ.

Với doanh nghiệp có nhiều điểm, cách gọn là gom biên bản của tất cả các điểm về một thư mục dùng chung, đối chiếu với bảng kê một lần sau khi giao xong. Mười phút cho việc này tiết kiệm được cả tuần gọi điện hỏi lại.

Giao ở tỉnh xa thì tính phí thế nào?

Nội thành TP.HCM và các khu công nghiệp giáp ranh được miễn phí giao. Điểm ở xa hơn thì chúng tôi báo phương án vận chuyển và phí trước khi quý khách chốt đơn, không tính thêm sau.

Một điểm nên lưu ý với đơn đi tỉnh xa: bao bì cần chịu được đường dài. Có những dòng hộp giấy mềm rất đẹp nhưng dễ móp khi xếp tầng trên xe. Nếu danh sách của quý khách có điểm ở xa, hãy nói trước để chúng tôi tư vấn chọn mã có bao bì cứng hơn cho những điểm đó, thay vì dùng cùng một mã cho tất cả.